Sewa Kantor vs Serviced Office vs Coworking: Mana yang Tepat untuk Bisnis Anda?

Mencari sewa kantor sekarang tidak lagi berarti hanya menyewa ruangan kosong di gedung perkantoran. Ada empat pilihan utama: kantor konvensional (ruang kosong yang Anda isi sendiri), serviced office (kantor privat siap pakai), coworking space (meja di ruang bersama), dan virtual office (alamat bisnis tanpa ruang kerja harian). Pilihan yang tepat bergantung pada ukuran tim, anggaran, kebutuhan privasi, dan seberapa cepat bisnis Anda berubah.

Ini akan memungkinkan Anda untuk mengevaluasi empat pilihan tersebut secara adil termasuk biaya-biaya yang biasanya tidak dipertimbangkan saat membuat empat keputusan tersebut.

4 pilihan sewa kantor

1. Kantor konvensional

Dalam kontrak ini properti yang digunakan untuk disewakan kosong. Bisa jadi sebuah kantor atau toko tergantung pada jenis usaha yang dijalankan oleh pengusaha. Beberapa hal lain seperti dekorasi interior, perabotan dan akses internet sudah termasuk. Kontrak ini biasanya diperpanjang setiap tahunnya dan juga ada sejumlah uang jaminan. Keuntungan dari kontrak ini adalah fleksibilitas dan juga pengurangan biaya.

2. Serviced office

Kami telah menyiapkan sebuah ruang kantor lengkap dengan semua fasilitas yang tercantum diatas. Kami telah menyiapkan kantor ini untuk keperluan bisnis Anda. Kondisi kantor ini cukup fleksibel dibandingkan dengan kantor-kantor pada umumnya.

3. Coworking space

Meja di area kerja bersama, bisa hot desk (bebas) atau dedicated desk (tetap), dengan fasilitas bersama. Paling fleksibel dan modal awalnya paling rendah. Banyak coworking juga punya ruang privat kecil untuk tim. Penjelasannya ada di coworking space adalah.

4. Virtual office

Alamat bisnis di gedung perkantoran beserta layanan surat dan ruang rapat, tanpa tempat kerja harian. Cocok untuk legalitas usaha dan tim yang bekerja jarak jauh. Lihat virtual office adalah.

Serviced office adalah…

Definisi dari sebuah suite kantor adalah sebuah kantor yang ditempati secara individu yang telah dilengkapi dengan semua fasilitas lainnya kecuali yang tersebut. Kantor-kantor tersebut bisa berada di kompleks suite kantor. Biaya sewa total memperhitungkan semua biaya seperti perabotan, internet, listrik, pembersihan, dan resepsionis diantara yang lainnya.

Yang membedakan konsep coworking adalah dengan ruang kantor yang sudah lengkap dengan layanan Anda bisa menikmati manfaat memiliki ruang pribadi. Ini berbeda dengan kantor konvensional karena seseorang bisa bekerja di ruang terbuka bersama orang lain. Anda tidak perlu mengeluarkan uang untuk merenovasi dan menyediakannya.

Tabel perbandingan

Banyaknya karyawan seperti yang disebutkan di atas hanya perkiraan kasar karena berdasarkan biaya satu kaki kubik konstruksi di tempat itu sendiri.

Biaya yang sering terlupa saat sewa kantor

• Sewa ruang, sering dengan kontrak tahunan dan pembayaran di muka.
• Deposit atau jaminan.
• Renovasi dan perabot: meja, kursi, lemari, AC, partisi.
• Internet bisnis, listrik, air, dan biaya servis gedung.
• Kebersihan, keamanan, dan perawatan.
• Waktu mengurus semuanya, yang juga merupakan biaya.

Namun semua poin yang disebutkan di atas sudah tercakup dalam paket penggunaan layanan dan ruang bersama. Oleh karena itu ketika Anda melakukan perbandingan jangan hanya mempertimbangkan biaya sewa per meter persegi saja tetapi juga pertimbangkan biaya yang di tanggung setiap anggota secara individu.

Rumus perbandingan sederhana

1. Biaya sewa ruang kantor bulanan=[(biaya sewa kantor tahunan+biaya layanan+biaya listrik+biaya internet+biaya pembersihan+biaya keamanan)/12]+[biaya perbaikan+biaya perabotan]/periode sewa.
2. Serviced office/coworking per bulan = harga paket + biaya tambahan (ruang rapat di luar kuota, parkir, cetak).
3. Bagi masing-masing dengan jumlah orang yang benar-benar bekerja di kantor setiap hari.

Kapan memilih yang mana

Coworking lebih masuk akal jika…

• Tim kurang dari sekitar 10 orang dan jumlahnya masih berubah-ubah.
• Anda belum yakin di area mana bisnis akan berkembang.
• Arus kas perlu dijaga untuk operasional, bukan untuk deposit dan renovasi.
• Tim bekerja hybrid sehingga tidak semua orang datang setiap hari.

Serviced office lebih masuk akal jika…

• Anda butuh ruangan tertutup untuk rapat internal atau data sensitif.
• Tim 2–15 orang dengan pertumbuhan yang belum pasti.
• Anda ingin kesan profesional dengan resepsionis tanpa repot mengurus gedung.

Kantor konvensional lebih masuk akal jika…

• Biaya coworking per bulan mendekati biaya kantor setara ditambah operasionalnya.
• Anda sering kekurangan ruang rapat atau privasi.
• Ada kebutuhan khusus: gudang kecil, studio, atau peralatan yang tidak bisa dipindah.
• Klien atau investor mengharapkan kantor dengan identitas merek sendiri.

Virtual office cukup jika…

• Tim bekerja dari rumah atau coworking harian, dan Anda hanya butuh alamat usaha yang sah.
• Anda baru mendirikan PT dan belum butuh ruang fisik.

Jalan tengah

• Private office di coworking: privasi seperti kantor sendiri, tanpa urusan gedung.
• Kantor kecil + ruang rapat sewaan: sewa ruang sederhana dan pakai meeting room per jam saat menerima tamu penting.
• Virtual office untuk alamat usaha, sementara tim bekerja jarak jauh. Perhatikan aturannya di virtual office dan domisili PT.

Tips negosiasi sewa kantor dan serviced office

• Angka yang baik selama periode yang panjang. Dalam kebanyakan kasus pemilik properti akan memberikan Anda insentif untuk melanjutkan sewa setelah satu tahun.
• Minta masa bebas sewa (rent-free period) untuk kantor konvensional, misalnya selama masa renovasi. Ini umum ditanyakan di gedung perkantoran.
• Kunci kenaikan harga perpanjangan di kontrak, misalnya maksimal persentase tertentu per tahun.
• Tambah kuota ruang rapat alih-alih potongan harga, jika tim sering menerima tamu.
• Minta klausul fleksibel untuk pindah ke ruangan lebih besar di gedung yang sama tanpa penalti.
• Bandingkan minimal tiga penawaran di area yang sama agar punya posisi tawar.

Kesalahan yang sering terjadi

1. Meminjamkan sebuah ruangan dengan cepat adalah langkah yang sangat bodoh karena bahkan sebuah ruangan kosong pun akan menambah biaya sewa untuk jangka waktu tersebut. Pendekatan terbaik adalah menyewa hanya apa yang dibutuhkan oleh tim.
2. Mengabaikan sifat fleksibel dari pekerjaan. Karena dua per tiga tenaga kerja hanya bekerja dua atau tiga hari dalam seminggu maka permintaan pekerjaan tidak akan setinggi jumlah orang yang mencari pekerjaan.
3. Tidak menghitung biaya renovasi dan pengembalian ruang. Beberapa kontrak mewajibkan ruang dikembalikan ke kondisi semula saat keluar.
4. Lupa memeriksa zonasi. Ruko murah di zona yang tidak sesuai bisa membuat alamat tidak dapat dipakai untuk NIB.
5. Tidak mencoba lokasi. Datanglah di jam berangkat dan pulang kerja untuk merasakan kemacetan dan ketersediaan parkir.

Strategi untuk tim hybrid

Banyak perusahaan kini memadukan beberapa pilihan sekaligus:

• Kantor inti kecil atau serviced office untuk tim yang setiap hari hadir.
• Coworking di kota lain untuk karyawan di luar kota, dengan paket kuota hari.
• Virtual office untuk alamat legal cabang atau entitas baru.
• Ruang rapat sewaan untuk acara tim bulanan. Lihat sewa ruang meeting.

Dengan menggunakan teknik ini biaya ditentukan berdasarkan penggunaan bukan berdasarkan berapa banyak orang yang ada.

Sewa kantor di Jakarta

“Sewa kantor Jakarta” dan “serviced office Jakarta” termasuk pencarian kantor yang paling banyak di Indonesia. Pertimbangan khusus untuk Jakarta:

• Lokasi dan transportasi. Akses MRT, KRL, dan TransJakarta sangat menentukan waktu tempuh tim dan tamu.
• Lokasi. Daerah Sudirman-Thamrin, Kuningan dan SCBD memang bagus sekali untuk dipilih tetapi sangatlah mahal. Daerah TB Simatupang, Kebon Jeruk dan Kelapa Gading juga bisa dipilih.
• Zonasi. Untuk alamat usaha di OSS, lokasi harus sesuai zonasi. Lihat virtual office Jakarta untuk penjelasan zonasi di DKI.
• Parkir. Biaya parkir di gedung pusat bisnis bisa signifikan untuk tim yang membawa kendaraan.

Untuk mencoba bekerja di area tertentu sebelum berkomitmen, gunakan coworking terlebih dahulu: Jakarta Selatan, Jakarta Pusat, Jakarta Barat, Jakarta Utara, dan Jakarta Timur. Untuk kota lain, mulai dari coworking space terdekat.

Checklist sebelum tanda tangan kontrak

1. Rincian apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam harga.
2. Masa kontrak minimum, deposit, dan syarat pengembalian.
3. Kenaikan harga saat perpanjangan.
4. Jam akses gedung, termasuk akhir pekan dan malam hari.
5. Kapasitas listrik dan internet; apakah boleh memasang penyedia sendiri.
6. Kesesuaian alamat untuk perizinan (NIB) dan perpajakan.
7. Aturan renovasi atau perubahan ruangan.
8. Biaya parkir, servis gedung, dan lembur AC di luar jam kerja.
9. Prosedur jika ingin pindah ke ruangan lebih besar atau lebih kecil.

Pertanyaan umum

Apa bedanya serviced office dan coworking?

Kantor Layanan adalah sebuah kantor yang sudah lengkap perabotannya dan memiliki privasi penuh sedangkan Ruang Kerja Bersama hanya satu meja di area kerja bersama. Kedua-duanya memiliki fasilitas tetapi Kantor Layanan memiliki privasi penuh.

Lebih hemat sewa kantor atau coworking?

Namun bagi organisasi yang lebih kecil yang sedang dalam proses pengembangan, opsi untuk bekerja sama mungkin lebih efektif secara biaya karena mereka tidak perlu mengeluarkan uang untuk membeli peralatan apapun. Di sisi lain bagi organisasi yang lebih besar lebih masuk akal bagi mereka untuk memiliki kantor sendiri.

Berapa lama kontrak sewa kantor biasanya?

Lama sewa ruang kantor minimal satu tahun. Ruang kantor yang disewa dari kantor layanan fleksibel sedangkan ruang kantor yang tersedia untuk dibagikan bisa disewa untuk hari atau bulan.

Apakah alamat serviced office bisa untuk PT?

Kode Klasifikasi Bisnis Anda (KBLI) akan menentukan lokasi properti tersebut Pastikan Anda mendapatkan dokumen yang benar dari manajer.

Apa itu sewa ruang kantor kecil?

Ini memiliki kapasitas untuk menampung 1-5 orang. Bisa jadi sebuah ruangan di pusat perbelanjaan, kantor pribadi di ruang kantor bersama atau bahkan sebuah kantor kecil. Untuk perusahaan rintisan dengan tenaga kerja terbatas kantor pribadi di ruang kantor bersama sangat direkomendasikan.